Dokumetacija o skupovima podataka objašnjava na koji način su podaci prikupljeni (daje kontekst prikupljenim podacima), objašnjava sadržaj i strukturu i opisuje sve manipulacije podacima, ukoliko su se dogodile. Dostavljanje dokumentacije je dobra praksa koja treba da se sprovodi tokom celog istraživačkog procesa. Najbolja dokumentacija je ona koja u potpunosti prati projekt od kreiranja, organizacije i upravljanja podacima, kao i ona koja sadrži i dokumentaciju potrebnu za čuvanje podataka. 

Fajlovi koji sadrže podatke moraju biti očišćeni i razumljivi, da bi drugi mogli da ih pretražuju i koriste.

Najbolje je da podaci budu popraćeni odgovarajućom dokumetacijom koja objašnjava kontekst prikupljanja (istoriju, cilj i hipoteze) i metodologiju, kao i svim materijalima koji se tiču podataka. To ne uključuje samo opšte informacije o samom istraživanju (meta-podaci) koje su kompatibilne s međunarodnim standardima (DDI, u svrhu razmjene metapodataka), nego i što je više drugih materijala koji će omogućiti da se istraživanje u najboljoj mogućoj meri prilagodi za sve buduće seknudarne upotrebe.  

Mogu se uključiti sledeći dokumenti: 

  • Izveštaji o metodologiji 
  • Knjige kodova 
  • Uptinici 
  • Uputstva za kodiranje 
  • Uputstva za anketare 
  • Rečnici
  • Bibliografije koje se odnose na podatke i 
  • Linkova na onlajn alate .

Metapodaci

Metapodaci su podskup osnovnih informacija o sprovedenom istraživanju. Pružaju informacije o istraživačkom kontekstu, metodama prikupljanja podataka, pripremu podataka za analizu, analitičke metode i preglede rezultata. 

Metapodaci bi takođe trebali da budu u skladu sa DDI standardom koji se koristi za opisivanje podataka u društvenim naukama i trebali bi da sadrže sledeće elemente: 

  • Kontekst prikupljanja podataka (istorijat projekta, ciljeve i hipoteze) 
  • Metode prikupjanja podataka: protokole prikupljanja podataka, plan uzrokovanja, korišćene instrumente, korišćen hardver i softver, skaliranje podataka
  • Strukturu baze podataka, broj slučajeva, evidenciju, varijable i odnose među fajlovima 
  • Izvore podataka i poreklo materijala, npr. prepisani ili izvedeni podaci 
  • Proveru isrpravnosti podataka, kontrolu, dokazivanje, čišćenje i sve druge sprovedene postupke kojima se osigurava kvalitet (kao što je provera pogrešaka u prepisivanju), postupke kalibriranja, rezolucije snimanja podataka 
  • Vremenske promene podataka
  • Promene koje su napravljenje u metodologiji, promenljivom sadržaju, upitnicima, promenjivom označavanju, merenju i sakupljanju za vremenske nizove i longitudinalna istraživanja  
  • Informacije o poverljivosti podataka, pristup i uslove upotrebe.