Priprema podataka za deponovanje

Kvalitetna priprema zbirke podataka za deponovanje u digitalni arhiv je kompleksan posao, koji zahteva potpuno poznavanje strukture podataka sa kojima se radi.

Prema listi specifičnih smernica za arhiviranje, zbirke podataka moraju biti očišćene i razumljive drugim istraživačima. Pojam “očišćene” podrazumeva korigovane podataka, odnosno podatke iz kojih su eliminisani neispravni, nepotpuni, nepravilno oblikovani ili dupli zapisi. Osim toga, prateća dokumentacija treba da sadrži što je moguće više materijala, kako bi studija/istraživanje bilo prikladno za sekundarnu, ponovnu upotrebu. Dopunski materijali mogu biti metodološki izveštaji, popisi kodova (codebooks), upitnici, kodovna uputstva, uputstva anketarima, baze rečnika, bibliografije publikacija koje su nastale kao rezultat analize konkretne zbirke podataka, kao i korišćeni linkovi i online alati. Osnovna zbirka podataka, uz dopunske materijale, ima za cilj da olakša narednih korisnicima – istraživačima upoznavanje sa podacima i njihovom osnovnom svrhom.

Uputstva i saveti za pripremu podataka za deponovanje

• Koristite dosledne nazive koji će odražavati sadržaj fajlova, uvrstite godinu(e) na koju se odnose podaci, izbegavajte razmake i posebne znakove;
• Ako su podaci osetljivi ili ograničeni, naznačite to u nazivu fajla;
• Uklonite sve direktne identifikatore iz vašeg skupa podataka (imena, adrese, telefonske brojeve i sve druge varijable koje bi omogućile identifikaciju pojedinaca);
• Imenujte varijable jasno i logično, ukratko objasnite njihovo značenje i povežite ih s odgovarajućim pitanjima i upitnicima, kratko objasnite i koje su opcije odgovora bile dostupne;
• Osigurajte da se varijable ne ponavljaju, pri tom posebno obratite pažnju na izvedene varijable;
• Zamenite vrednosti koje nedostaju sa izričitim kodom (npr. kod 88- ‘nije poznato’), vrednosti koje nedostaju ne bi trebalo da se pojavljuju kao prazan zapis ili kao standardno nepoznata vrednost u statističkom programu koji koristite;
• Proverite frekvencije i ukoliko ustanovite nedoslednost ili abnormalnosti u vašim podacima, ispravite ih ili uklonite tu varijablu;
• Pripremite instrumente (upitnike, uputstva anketarima i sl.), koji su korišćeni prilikom prikupljanja podataka, u posebne fajlove, kao i sve materijale unapred poslate ispitanicima (npr. pozivna pisma), sve materijale prezentovane ispitanicima za vreme intervjua (npr. showcards…) i sva uputstva ili materijale koje su koristili ispitivači (npr. objašnjenja pitanja, često postavljana pitanja i sl.);
• Pripremite odgovarajuću dokumentaciju koja bi trebala da sadrži sledeće informacije: kontekst podataka (istoriju projekta, ciljeve, istraživački dizajn, ciljanu grupu, uzrokovanje i veličinu jedinice uzorka u analizi načina prikupljanja podataka /CATI, CAPI, mail, web, itd./), stopu odziva i vremensku i prostornu strukturu fajlova, slučajeve, veze između fajlova (ako je primenjivo), provera valjanosti, dokazivanje, čišćenje i drugi kvalitetni postupci koji osiguravaju poverljivost informacija i podataka, pristup i upotreba pondera, kodiranje, i sl.

Svaki deponent popunjava priloženi obrazac

Obrazac za opis studije i podataka

• Preferiraju se formati podataka koji će najverovatnije biti dostupni i u budućnosti. Drugim rečima, nevlasnički formati, otvoreno dokumentovani, nekriptovani i nekompresovani, tj. oni koji se uobičajeno koriste u istraživačkoj zajednici. Stoga se sledeći podaci smatraju pogodnim za deponovanje:
  • Tabelarni podaci: SPSS portable format (.por), SPSS (.sav), Stata (.dta), Excel ili drugi spreadsheet formati fajlova, koji mogu biti konvertovani u tab- ili comma-delimited tekst, R (.txt);
  • Tekst: Adobe Portable Document Format (PDF/A, PDF) (.pdf), plain text data, ASCII (.txt);
  • Audio: Waveform Audio Format (WAV) (.wav) from Microsoft, Audio Interchange File Format (AIFF) (.aif) from Apple, FLAC (.flac);
  • Slike: TIFF (.tif) idealna verzija 6 nekompresovana, JPEG (.jpeg, .jpg) samo kada je kreirana u ovom formatu, Adobe Portable Document Format (PDF/A, PDF) (.pdf), RAW image format (.raw), Photoshop files (.psd);
  • Video: MPEG-4 (.mpg4), motion JPEG 2000 (.mj2);
  • Kompresovani fajlovi:: biće prihvatani sve dok budu mogli da se dekompresuju uz upotrebu softvera koji je otvoren i slobodan za upotrebu, poput 7-Zip or Winzip.